Plusieurs bâtiments, plusieurs prestataires, une seule vue
Les contrats qui couvrent quoi, les contrôles obligatoires de chaque site, et ce qu'il faut dénoncer avant que ça ne se reconduise tout seul.
Le contrat qui se reconduit dans votre dos
Le contrat d'entretien de la chaufferie se termine le 31 décembre. Personne ne l'a lu depuis la signature.
Il comporte une reconduction tacite avec trois mois de préavis. Pour ne pas le reconduire, il fallait écrire avant le 30 septembre.
On s'en aperçoit le 12 octobre, en cherchant autre chose. Une année de plus, au tarif révisé.
La date affichée dans un tableur était le 31 décembre. C'était la mauvaise date : celle qui compte est celle de la décision, pas celle de la fin.
Ce qui pèse dans ce métier
La reconduction tacite
Elle coûte une année entière, et elle se joue sur une date qu'on ne calcule jamais. L'outil affiche la date de DÉCISION, pas celle de la fin.
La commission de sécurité
Un avis défavorable sur un établissement recevant du public a des conséquences immédiates. Les rapports de vérification se présentent, ils ne se racontent pas.
Le prestataire qu'on ne pilote pas
Quand l'intervention du sous-traitant n'est pas tracée dans le même outil que la vôtre, l'historique du bâtiment est faux de moitié.
Les contrôles qu'un gestionnaire de bâtiments suit
La liste dépend du classement de l'établissement, de son type et de sa catégorie. Les lignes ci-dessous sont les plus courantes ; votre commission de sécurité et vos organismes vous donnent la vôtre.
Entretien des ascenseurs
Visite d'entretien toutes les six semaines, contrôle technique quinquennalCode de la construction, art. R. 125-2
Contrat d'entretien enregistré avec son prestataire, sa couverture et sa date de dénonciation. Le contrôle technique est suivi comme une obligation périodique.
Vérification des moyens de secours contre l'incendie
Annuelle, plus les vérifications propres à chaque installationRèglement de sécurité ERP, art. MS 73
Extincteurs, désenfumage, système de sécurité incendie : chacun devient une obligation rattachée aux équipements concernés, avec son organisme et son rapport.
Vérification des installations électriques
AnnuelleCode du travail, art. R. 4226-16
Les observations du rapport deviennent des réserves à lever, chacune rattachable à l'intervention qui la traite. Une réserve ouverte empêche de considérer le contrôle comme soldé.
Surveillance des réseaux d'eau chaude sanitaire
Selon votre protocole, souvent annuelle avec des relevés plus fréquentsArrêté du 1er février 2010
Relevés de température suivis comme des compteurs instantanés, avec déclenchement d'une intervention au franchissement d'un seuil.
Ces références sont indicatives et servent à situer le sujet. Elles ne constituent pas un conseil juridique, et la liste des obligations qui s'appliquent à votre établissement vous est donnée par votre organisme de contrôle, pas par un logiciel.
Ce qui sert particulièrement en gestion de bâtiments
Les contrats, avec la bonne date
Un contrat qui se termine le 31 décembre avec trois mois de préavis se dénonce avant le 30 septembre. L'écran affiche le 30 septembre. Afficher le 31 décembre ferait manquer l'échéance en croyant avoir le temps.
La garantie rappelée au moment décisif
L'information « cet équipement est sous garantie » n'a de valeur qu'à l'instant où quelqu'un s'apprête à engager une réparation. Elle apparaît donc sur la fiche machine et au moment de créer l'intervention, pas seulement dans un onglet « Contrats » consulté une fois par an.
Les sous-traitants, sans siège consommé
Un prestataire est enregistré avec sa spécialité, son contact et son taux horaire éventuel. Il n'occupe pas de siège de votre offre et n'a pas accès à votre parc. Une intervention lui est affectée avec son coût externe et sa référence.
Le signalement par QR dans les parties communes
Une étiquette sur l'ascenseur, la porte de parking ou la CTA. Celui qui signale ne voit ni le parc, ni les autres demandes, ni l'historique, et ne consomme aucun siège.
Ce que l'outil ne fait pas
Autant le dire maintenant plutôt qu'au premier usage.
Ce n'est pas un logiciel de gestion locative : ni baux, ni quittances, ni charges, ni appels de fonds.
Il ne tient pas votre registre de sécurité réglementaire à votre place : il suit les échéances que vous déclarez et garde les rapports, ce qui n'est pas la même chose qu'un registre officiel tenu par l'exploitant.
Il ne gère pas d'appel d'offres ni de consultation de prestataires.
Il ne se connecte pas à votre gestion technique de bâtiment. L'API publique permet de lui envoyer des relevés ; le pont reste à faire.
Questions fréquentes
Peut-on gérer plusieurs bâtiments ?
Oui, chaque bâtiment est un site, et les équipements appartiennent à un site. Le nombre de sites dépend de votre offre : l'écran vous dit exactement combien vous en avez d'actifs et combien votre offre en autorise, avant que vous ne soyez bloqué.
Comment suivre les interventions faites par un prestataire ?
Vous affectez l'intervention au sous-traitant, avec son coût externe et sa référence de bon. L'intervention vit dans le même historique que les vôtres : l'historique du bâtiment reste complet, ce qui est le seul moyen de savoir ce qui a été fait dessus.
L'outil prévient-il avant une reconduction tacite ?
L'écran des contrats affiche en tête les décisions à prendre dans les cent vingt jours, triées par urgence, avec la date limite de dénonciation calculée depuis le préavis. Un contrat à reconduction tacite sans préavis renseigné est refusé à l'enregistrement : sans cette valeur, aucun rappel ne serait possible.
Et si une vérification est en retard sur un ERP ?
Si vous avez déclaré l'obligation comme bloquante, l'équipement affiche en tête de fiche qu'il ne doit pas être utilisé, pour tout le monde. Si elle n'est pas bloquante, il apparaît dans la liste des retards sans interdire l'usage. C'est vous qui décidez de ce caractère, parce que c'est vous qui connaissez votre établissement.
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